Diferencia entre revisiones de «Proceso de Notificación»

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Revisión actual - 16:27 28 ene 2026

Tipos de Notificaciones

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NOTA: Manual en actualización. Pueden presentarse inconsistencias en su contenido

El proceso de notificación se realiza teniendo en cuenta las siguientes etapas:

Por citar
Citar por aviso
Por notificar
Avisos por fijar
Avisos por desfijar

Trámites a los cuales aplica el proceso de NOTIFICACIÓN

Los trámites mas frecuentes que aplican para el proceso de notificación son los siguientes:

Solicitud de autoestimación
Rectificación de cabida y lindero
Revisión de avaluó
Rectificación de áreas 1732
Rectificación aspectos afectan avalúo

Proceso de NOTIFICACIÓN

Para iniciar el proceso de notificación, debe ingresar a la pestaña Procesos y luego Citación, Notificación y aviso

Filtrar por el número de radicado o versión del trámite en el campo Buscar y finalmente oprima la tecla Enter

El sistema filtra el o los solicitantes que fueron registrados al momento de la radicación y los terceros afectados si estos fueron registrados, que son las mismas personas que están pendientes por realizarle la citación.
Se muestra la siguiente información:

Nombre completo de la personas
Radicado y versión
Municipio
Fecha actividad

En el proceso de notificación, citación o aviso en caso de requerir agregar, actualizar o quitar solicitantes se puede hacer mediante una carga masiva.

Para realizar este procedimiento debemos estar en el módulo Por citar y damos clic en los 3 puntos en el vértice inferior de uno de los solicitantes.

Se abre la ventana con el Detalle del proceso y seleccionar la pestaña Solicitantes del proceso.

Al dar clic en solicitantes del proceso, se listan las los propietarios y solicitantes.

En la pantalla se visualiza el botón Descargar archivo Excel para carga masiva de participantes y Cargar archivo Excel para carga masiva de participantes.

* Descargar archivo participantes

Al dar clic en el botón Descargar archivo Excel para carga masiva de participantes, se descarga el archivo para diligenciar posteriormente los solicitantes que se requieran crear, editar o eliminar.

El archivo de Excel descargado esta compuesto de las siguientes hojas:

Leer: En esta hoja se muestran las indicaciones para diligenciar los campos.
Solicitantes: En esta hoja se muestra la información de los solicitantes y propietarios, donde el sistema ya prediligencia los campos en el proceso de descarga.
Listas: Esta hoja solo almacena los campos que son de tipo lista; por lo tanto, esta hoja NO PUEDE SER ALTERADA.

NOTA: El archivo de Excel no puede ser alterado, es decir, no se pueden eliminar hojas o columnas.

**Archivo Excel carga masiva participantes**

* Cargar archivo participantes

Una vez diligenciado el archivo se procede a cargarlo dando clic en el botón Cargar archivo Excel para carga masiva de participantes.

Se abre la ventana para buscar la ubicación del archivo, una vez ubicado dar clic en cargar documento.

Una vez se da clic en cargar documento, inicia el procesamiento de la información.

Al finalizar la carga de los participantes se visualiza el mensaje de carga exitosa,

Se cierra la ventana y se observa en lista el nuevo participante o solicitante.

En el momento de realizar la carga masiva de participantes/solicitantes, se pueden presentar varios errores por el mal diligenciamiento del archivo.

Finalmente en el modulo Por Citar se visualiza el nuevo participante.

TNER EN CUENTA: Esta actividad de carga masiva de solicitantes es transversal a cualquier tramite radicado y se podrá realizar en cualquier punto del flujo y se deben tener en cuanta algunos aspectos:

* En transacción catastral, al descargar el archivo de excel para participantes, automáticamente se visualizan los datos de solicitantes y los propietarios.

* En la actividad Generar resolución, al dar clic en SIGUIENTE, automáticamente se listan los propietarios y solicitantes y se podrán consultar en la siguiente actividad al consultar en detalles Del proceso/Solicitantes del proceso. También desde la actividad Generar resolución, al dar clic en SIGUIENTE y en la ventana donde se confirma si se desea avanzar a la siguiente actividad, damos clic en CANCELAR, al retornar nuevamente a la actividad GENERAR RESOLUCION, automáticamente se listan los propietarios y solicitantes al consultar en Detalle del proceso/Solicitantes del proceso.

* No se puede actualizar la siguiente información del participante ya sea de forma manual o por carga masiva: primer nombre, segundo nombre, primer apellido, segundo apellido,tipo documento, documento y género.

* Al ingresar un número de identificación en el archivo a cargar, el sistema valida que este exista y trae la información del contacto. OJO en caso de diligenciar el archivo y poner un nombre equivocado, el sistema carga en pantalla los datos correctos.

* Los solicitantes deben existir en el sistema, la plantilla no es para crear nuevos solicitantes.

Por citar

En el costado izquierdo de la pantalla, se muestra el total de personas que están pendientes por citar.

Para ejecutar la acción se debe de hacer clic dentro del recuadro de una de las personas

A continuación, el sistema muestra un formulario con la información de las personas a citar.

Para actualizar la información de la persona, dar clic en el botón EDITAR

Se abre el formulario de editar participante, se actualizan los datos necesarios y luego damos clic en el botón GUARDAR para almacenar la información.

En el campo En calidad de seleccionar un valor de la lista desplegable.

Luego diríjase al campo Medio de citación y escoja el que usted requiera. Tenga en cuenta que la citación se puede realizar por:

Teléfono
Correo certificado
Correo electrónico
Fax
Aviso

Luego dar clic sobre uno o todos los solicitantes para ser citados uno a uno o de forma masiva, según se requiera y finalmente dar clic en el botón Generar.

El sistema solicita Aceptar guardar la citación de los participantes.

Se presenta el mensaje de confirmación de la generación de las citaciones.

Luego el sistema retorna a la pantalla de Citación si quedan solicitantes pendientes por citar.

En los documentos del tramite se puede visualizar la notificación de cada uno de los solicitantes de forma individual o se puede descargar un archivo comprimido con el paquete de citaciones generadas.

En la pantalla citación nos dirigimos a la opción Ver Documentos y damos clic aquí.

Aquí se visualizan todos los documentos asociados al trámite, en este caso ubicamos el documento de citación generado.

Se descarga el documento pdf o word, de acuerdo a la configuración que se tenga de la citación para ser enviada o entregada al solicitante.

Para ver las citaciones en un solo paquete ubicamos en los documentos del trámite el archivo comprimido y lo descargamos.

Se descarga el paquete con las citaciones generadas anteriormente.

Se descomprime el archivo

Las citaciones descargadas en el paquete son las mismas que se generan de forma individual y quedan adjuntas de igual manera en los documentos del trámite.

Si el medio de citación es correo electrónico, debe llegar el siguiente correo y documento de citación:

En caso que se requiera agregar, editar o eliminar un solicitante más no se podrá realizar esta acción ya que una vez este al menos uno de los solicitantes en estado CITADO o NOTIFICADO, se presentara un mensaje indicado "No es posible cargar participantes. Ya se encuentra alguno en proceso de citación-Notificación-aviso":

Una vez se cita al solicitante, este tiene (cinco) 5 días hábiles para presentarse de forma presencial o por correo electrónico y finalizar el proceso. Si no se presenta durante el tiempo estipulado, pasa al grupo Avisos por fijar. Tener en cuenta que los tiempos son parametrizados.

Citar por aviso

Esto sucede cuando no se cuenta con información para realizar la citación y la respectiva notificación a la persona solicitante del trámite. Es decir, no hay un número de celular, dirección o información de contacto.

Para citar por aviso, estando en el grupo Por Citar, en el medio de citación seleccionar AVISO y posteriormente seleccionar el botón GUARDAR.
Luego que se publica la citación por aviso, si no se presenta para la notificación este pasa a Avisos por fijar.

Confirmar la generación del documento de citación por aviso y a continuación el sistema ubica el solicitante en el grupo de Citar por aviso

Para publicar el aviso seleccionar la fecha con la cual requiere que se genere el documento y a continuación el botón PUBLICAR

**Seleccionar información para publicar citación por aviso**

Se muestra un mensaje para confirmar la generación del documento, dar clic en ACEPTAR para generarlo

**Mensaje para confirmar generación del documento**

El sistema genera el documento respectivo mostrando la ventana de descarga del navegador y posteriormente muestra mensaje de confirmación de generación.

**Mensaje de generación exitoso del documento**

Documento generado de Citación por desconocimiento del destinatario.

Por notificar

En esta categoría se visualizan solicitantes que ya se encuentran citados o notificados, siempre y cuando el trámite aún no se haya finalizado.
El solicitante tiene un plazo de cinco (5) días hábiles para presentarse de forma presencial o por correo electrónico para su notificación. Si se presenta durante el tiempo estipulado, el proceso finaliza; de lo contrario este proceso pasará a Avisos por fijar. Tener en cuenta que los tiempos son parametrizados.

Hacer clic en el recuadro del solicitante que se desea notificar.

El sistema muestra un formulario donde se cuenta con toda la información para realizar la notificación.

Seleccionar la(s) persona(s) a notificar, para ello debe damos clic sobre el nombre de cada una.

NOTA: las personas que sean seleccionadas serán notificadas cada una de forma individual.

Luego dirigirse al campo En calidad de y seleccionar un valor de la lista desplegable y finalmente en el campo Medio de notificación elegir el que se requiera. Tener en cuenta que la notificación se puede realizar por:

Correo electrónico
Personal
Oficio

Luego dar clic sobre uno o todos los solicitantes para ser notificados uno a uno o de forma masiva, según se requiera y finalmente dar clic en el botón Guardar.

El sistema solicita Aceptar para guardar y generar la notificación de los participantes seleccionados.

Se presenta el mensaje de confirmación de la generación de las notificaciones.

Luego el sistema retorna a la pantalla de notificación si quedan solicitantes pendientes por notificar y se actualiza la fecha en que fue notificado el solicitante.

En los documentos del tramite se puede visualizar la notificación de cada uno de los solicitantes de forma individual o se puede descargar un archivo comprimido con el paquete de citaciones generadas.

En la pantalla notificación nos dirigimos a la opción Ver Documentos y damos clic aquí.

Aquí se visualizan todos los documentos asociados al trámite, en este caso ubicamos el documento de notificación generado.

Se descarga el documento PDF, con la notificación para ser enviada o entregada al solicitante.

Para ver las notificaciones en un solo paquete ubicamos en los documentos del trámite el archivo comprimido y lo descargamos.

Se descarga el paquete con las notificaciones generadas anteriormente.

Se descomprime el archivo.

Las notificaciones descargadas en el paquete son las mismas que se generan de forma individual y quedan adjuntas de igual manera en los documentos del trámite.

Si el medio de notificación es correo electrónico, debe llegar el siguiente correo y documento de notificación:

**Documento de notificación en formato pdf**

Renuncia a términos

Este proceso consiste en que luego de notificar al solicitante sobre el trámite y si éste esta de acuerdo con el acto administrativo expedido, puede renunciar a interponer los respectivos recursos de ley.

Para proceder con la renuncia debe seguir los siguientes pasos.

Pasos para Renunciar a términos

1. La primera opción, es ingresar por la pestaña Procesos > Citación, notificación y aviso. Esta aplica cuando la persona decide renunciar durante el proceso de notificación

Hacer clic en el recuadro del solicitante que va a renunciar a términos

Se abre el formulario de notificación, diríjase a la columna Doc.renuncia y clic sobre el botón Generar

2. La segunda opción, es ingresar por la pestaña Procesos > Tablero general. . Esta opción aplica cuando después de FINALIZADO el trámite la persona decide renunciar a interponer recursos, durante los diez días dispuesto para ello.

Clic sobre el botón filtrar.

Buscar el tramite que se necesita y luego clic sobre el botón aceptar

Ingresar al botón Detalle del proceso

Luego, seleccionar la columna INFORMACIÓN ADICIONAL

Clic sobre el botón Generar

3. En el formulario de renuncia a términos, hay tres opciones. Escoja la de su interés

Correo electrónico
Oficio
Personal

Correo electrónico

Diríjase a la opción Correo electrónico Clic sobre el botón Aceptar

Oficio

Diríjase a la opción Oficio Clic sobre el botón Aceptar

Personal

Diríjase a la opción Personal y debe adjunta la imagen de la firma

Una vez adjunta la firma, dar clic sobre el botón Cargar

Se observa la imagen de la firma adjunta. Finalmente clic sobre el botón Aceptar

4. El sistema genera un mensaje de confirmación de Renuncia a términos, clic sobre el botón Aceptar

5. Se genera el documento de Renuncia a términos en formato pdf

6. Por ultimo, diríjase a la columna Renuncia a términos y la opción se cambia a SI. Proceso finalizado

Avisos por fijar

En este grupo se visualizan los solicitantes que tienen la notificación vencida, es decir, que no se presentaron al proceso de notificación durante el tiempo reglamentario y deben ser publicados en cartelera con un listado de todas las personas que no se presentaron.

Para realizar la publicación del aviso, se selecciona inicialmente la fecha con la cual requiere que se genere el documento para publicar

Luego, clic sobre el botón PUBLICAR

Se genera un mensaje de aviso, clic sobre el botón Aceptar

Se genera un mensaje de confirmación, clic sobre el botón Aceptar

Si el solicitante se presenta después de vencidos los tiempos (5 días hábiles) y aún no se ha publicado el aviso, se realiza la notificación. Tener en cuenta que los tiempos son parametrizados.

Para ello, debe de hacer clic dentro del recuadro de una de las personas

Diríjase al campo Medio de notificación y escoja el que desea. Recuerde que puede escoger cualquiera de las siguientes opciones:

Personal
Correo electrónico
Oficio

Clic sobre el botón guardar

Se genera un mensaje de aviso, clic sobre el botón Aceptar

Se genera un mensaje de confirmación, clic sobre el botón Aceptar

Por ejemplo:

Si el medio de notificación es correo electrónico, deberá llegar el siguiente correo, un documento de notificación y la Resolución:

La notificación y resolución quedan adjuntos a los documentos del trámite

Avisos por desfijar

Son los solicitantes a los cuales se les publico el aviso y transcurridos los cinco(5) días no se presentaron para la notificación y por lo tanto, estos deben ser desfijados para culminar el trámite.

Clic sobre el botón desfijar aviso

Se genera un mensaje de confirmación, clic sobre el botón Aceptar para que el registro se borre del tablero.

Si la persona se presenta antes de los cinco (5) días de desfijar el aviso, se procede a realizar la notificación. Tener en cuenta que los tiempos son parametrizados.
Debe dar clic sobre el recuadro de la persona

Se abre el formulario de notificación, diríjase al campo Medio de notificación y escoja el de su interés, recuerde que tiene las siguientes opciones:

Personal
Correo electrónico
Oficio

Para guardar los cambios, clic sobre el botón Guardar