Tablero General

Introducción

Por medio de esta funcionalidad se permite consultar todos los procesos que se han registrado y de esta forma identificar el estado en el que se encuentran.

Para acceder se debe seleccionar el menú PROCESOS -> Tablero General

Ubicación de la funcionalidad en el menú

Al seleccionar la funcionalidad en el menú se visualiza la siguiente ventana

Ventana del Tablero General

Buscar trámite

Para realizar la búsqueda de uno o varios radicados se debe selecionar el botón Filtrar

Botón filtrar

El sistema muestra la ventana para seleccionar los criterios de búsqueda.

Formulario de Búsqueda

Se puede buscar por medio de los campos que tiene el tablero de consulta e ingresando un valor que contenga el dato que se esta buscando.

Criterios de Búsqueda

También se puede seleccionar la opción de "'Mostrar Todos los Datos, con esta acción se listan toda la información registrada en el sistema que se debe de mostrar en el presente tablero de consulta. Hacer clic en el botón Buscar para finalizar.

Mostrar Todos los Datos

En esta ventana se visualiza la siguiente información:

• Radicado
• Estado Atención: Donde se encuentra los siguientes posibles valores: Finalizado, Atendiendo y Anulado
• Nombre del Proceso
• Municipio: Municipio al cual le fue registrado el proceso
• Estado Ejecución: Esta columna puede variar de acuerdo a la configuración que se le haya realizado al proceso, donde permite identificar en que parte del proceso se encuentra para una mejor identificación.
• Atendiendo: Muestra el usuario que está ejecutando la actividad en ejecución del proceso.
• Solicitante: Persona quien solicitó el proceso

A través de esta ventana se pueden realizar las siguientes acciones:

Acciones desde el Tablero General

Ver Notas

Al seleccionar el botón Ver Notas, se abre la siguiente ventana, en la cual se puede realizar el registro de nuevas notas o visualizar las que tiene el proceso.

Ventana de ver notas

Si se requiere registrar una nota se selecciona el botón AGREGAR NOTA

Botón agregar nota

El sistema muestra la ventana para el registro

Ventana para agregar notas

Documentos

Para visualizar los documentos cargados y generados en el sistema se selecciona el botón , donde se abre la siguiente ventana:

Ventana para visualizar los documentos ya cargados

Para agregar un documento nuevo, seleccionar el botón Agregar documento

Ventana para agregar documentos

Seleccionar el tipo de documento y buscar el archivo atreves del botón examinar

Ventana para agregar documentos

Luego, clic sobre el botón Cargar documento

Botón cargar documentos

El sistema arroja un mensaje de verificación. Clic en Aceptar

Mensaje de verificación

El sistema arroja un mensaje de confirmación. Clic en Aceptar

Mensaje de confirmación

Reasignación de Tareas

Desde el tablero general se realiza la acción de Reasignar una tarea o actividad a otro usuario, para ello se selecciona el botón Asignar Tarea.

Al seleccionar el botón se muestra la siguiente ventana, donde debe seleccionar el Usuario al que se le va a reasignar la actividad:

Ventana para reasignar tarea

NOTA: En Usuario para Asignación se mostrarán solo los usuarios que tengan el perfil para atender la tarea.

Despues de elegir el usuario, seleccionar el botón GUARDAR.

Botón guardar

El sistema genera el mensaje de validación, clic sobre el botón aceptar

Mensaje de validación

Detalle del Proceso

Para visualizar la información general del proceso y sus solicitantes, seleccionar el botón . El sistema muestra la siguiente ventana:

Detalle del proceso registrado

Mecanismo Jurídico

Para identificar o definir el mecanismo jurídico del trámite se debe seleccionar el botón , el sistema muestra la ventana siguiente ventana:

Ventana de Mecanismo Jurídico

Escoja el mecanismo jurídico que desee:

• Tutela
• Derecho de petición
• No aplica

Mecanismo Jurídico

Luego que se ha indicado el mecanismo jurídico, clic sobre el botón aceptar

Botón aceptar

El sistema arroja un mensaje de confirmación

Mensaje de asignación mecanismo jurídico exitosa

Anular Proceso

A través de esta opción se puede Anular, es decir Cancelar un proceso , para esto se selecciona el botón y el sistema muestra el siguiente mensaje para confirmar la acción. Clic en Aceptar

Mensaje de confirmación de anulación

El sistema arroja un mensaje de verificación, clic en el botón Aceptar

Mensaje de verificación

Luego, agregar una nota de anulación, clic en guardar nota

Nota de anulación

Al registrar la nota el sistema confirma su registro.

Mensaje de confirmación de anulación

El sistema se dirige al tablero general, donde se observa el tramite en estado atención ANULADO

Estado de atención Anulado

Reclasificar trámite

Por medio de esta funcionalidad se permite reclasificar un proceso por otro proceso de acuerdo a algunas características propias entre procesos. Para ello, desde el panel del tablero general, seleccionar el botón Reclasificar trámite

Botón reclasificar trámite

El sistema muestra una ventana para seleccionar el proceso por el cual se va a reclasificar.

Ventana reclasificar trámite

Indicar el proceso por el cual se reclasifica, seleccionar la casilla para deshacer los cambios

Selección de proceso a reclasificar

Finalmente, seleccionar el botón GUARDAR

Botón guardar NOTA: Los procesos que se listan para reclasificar son los que correspondan al mismo tipo de Clasificación y tipo de predio

El sistema genera mensaje de alerta indicando si desea continuar con la acción a realizar.

Mensaje advertencia reclasificación

Se genera mensaje de la acción realizada exitosamente.

Mensaje de éxito de reclasificación

El sistema deja el registro en las notas del trámite, de la acción de reclasificación.

Ventana de notas reclasificación

Los trámites NO PODRÁN SER RECLASIFICADOS en los siguientes escenarios:

• Cuando ya el trámite tenga resolución generada

Trámite con resolución generada

• Si el trámite se encuentra CONCILIADO

Trámite conciliado

---

Ir a Página principal Ir a Capítulo 3 Configuración de Procesos (BPM) Ir a Contenido