Proceso de Notificación
Tipos de Notificaciones
En el sistema se manejan cinco (5) tipos de notificaciones:
- Por citar
- Citar por aviso
- Por notificar
- Avisos por fijar
- Avisos por desfijar
A continuación se explicara cada uno de ellos.
Por citar
Para iniciar el proceso de notificación, debe ingresar a la pestaña Procesos y luego Citación, Notificación y aviso
Filtrar por el número de radicado en el campo Buscar y finalmente oprima la tecla Enter
El sistema filtra el o los solicitantes que fueron registrados al momento de la radicación y los terceros afectados si estos fueron registrados, que son las mismas personas que están pendientes por realizarle la citación.
Se muestra la siguiente información:
- Nombre completo de la personas
- Radicado y versión
- Municipio
- Fecha actividad
En el costado izquierdo de la pantalla, se muestra el total de personas que falta por citación
Para ejecutar la acción se debe de hacer clic dentro del recuadro de una de las personas
A continuación, el sistema muestra un formulario con la información de la persona a citar
Puede actualizar la información de la persona, dando clic sobre el botón EDITAR PARTICIPANTE
Se abre el formulario de editar participante y actualice los datos. Si los datos están correctos y no deben ser corregidos, clic en el botón guardar
Si requiere ingresar una observación, puede registrarla en el campo Observación.
Clic sobre el botón guardar
El sistema solicita verificación de la citación a realizar, clic sobre el botón aceptar
Se descarga de inmediato el documento pdf de la citación para ser enviada.
Citar por aviso
Esto sucede cuando no se cuenta con información para realizar la citación y la respectiva notificación a la persona solicitante del trámite. Es decir, no hay un número de celular, dirección etc...
Para citar por aviso, estando en el grupo Por Citar, en el medio de citación seleccionar AVISO y posteriormente seleccionar el botón GUARDAR
Confirmar la generación del documento de citación por aviso y a continuación el sistema ubica el solicitante en el grupo de Citar por aviso
Para publicar el aviso seleccionar la fecha con la cual requiere que se genere el documento y a continuación el botón PUBLICAR
Se muestra un mensaje para confirmar la generación del documento, dar clic en ACEPTAR para generarlo
El sistema genera el documento respectivo mostrando la ventana de descarga del navegador y posteriormente muestra mensaje de confirmación de generación.
Por notificar
Al tener una citación el sistema muestra la persona en el panel Por notificar
Hacer clic en el botón Play que aparece en el recuadro del trámite, en el momento que la persona ya se encuentre notificada.
El sistema muestra un formulario donde se cuenta con toda la información para realizar la notificación.
Seleccionar la persona a notificar, para ello debe dar clic sobre el nombre
Debe completar los campos:
- Nombre de contacto
- Identificación
Luego, hacer clic en el botón Guardar para continuar.
El sistema muestra un mensaje de verificación. Clic sobre el boton Aceptar
El sistema informa por medio de un mensaje de validación el registro de la notificación.
Se descarga de inmediato la notificación para ser enviada.
Avisos por fijar
En este grupo se visualizan los solicitantes que tienen la notificación vencida, es decir, no presentaron para ser notificados; por lo tanto, deben ser publicados en cartelera con un listado de todas las personas que no se han notificaron en los tiempos establecidos.
Para realizar la publicación del aviso, se selecciona inicialmente la fecha con la cual requiere que se genere el documento para publicar y luego el botón PUBLICAR
Se genera un mensaje de aviso, clic sobre el botón Aceptar
Se genera un mensaje de confirmación, clic sobre el botón Aceptar
Avisos por desfijar
Son los avisos que ya no están pendientes y aún siguen en el tablero como pendientes, se deben de desfijar para que no se muestre mas información que ya esta gestionada.
Clic sobre el botón desfijar aviso
Se genera un mensaje de confirmación, clic sobre el botón Aceptar para que el registro se borre del tablero.
