Rectificación de Zonas
Introducción
Por medio de este proceso se permite Rectificar las zonas de los predios. A continuación se mostrará el paso a paso del trámite para su ejecución.
Para iniciar un proceso se debe ingresar a la opción de Procesos > Registrar Proceso.
Información del predio
El objetivo de este proceso consiste en rectifica las zonas de los predios. El trámite se puede radicar por:
- No aplica predio: Por esta opción el proceso se realiza para varios predios.
No Aplica Predio
Para iniciar seleccionar la opción No Aplica Predio.
Posteriormente el botón VER PROCESOS
Ejecución del Proceso Cambio de limite de Zona
Radicación
En la ventana de Procesos en el campo Clasificación seleccionar la opción MUTACIÓN.
Posteriormente seleccionar el proceso Rectificación de Zonas.
Medio de Recepción PARTICULAR
Ingresar la información de la persona que solicita el trámite. Lo puede hacer en calidad de:
- Propietario
- Apoderado
- Representante Legal
- Oficio
- Heredero
- Poseedor
- Cónyuge
- Compañero supérstite
- Cesionario de derecho herenciales
- Interesado legítimo
- Autorizado
- Administrador
- Función judicial
Seleccionar el botón Registrar Solicitante, para guardar la información correspondiente.
El sistema muestra un mensaje indicando que el registro se guardo con éxito, oprimir el botón Aceptar.
Se debe seleccionar el botón Iniciar Proceso
El sistema automáticamente arroja un número de radicado para el trámite.
Se muestra el listado de los documentos del trámite, mostrando aquellos que son requeridos con un asterisco en rojo
Esta ventana se visualiza siempre y cuando el proceso se haya registrado en calidad de ParticularEl sistema muestra el recibo de trámite.
Medio de Recepción DE OFICIO
El medio de recepción de OFICIO se selecciona cuando dentro de la misma entidad (gestor catastral) identifica que deben hacer un trámite para corregir alguna información, el sistema carga por defecto y automáticamente los datos:
- En calidad de: por defecto siempre cargará OFICIO
- Dependencia del proceso
A pesar de que las siguientes opciones se cargan por defecto, estos pueden ser modificado al momento de realizar la citación y la notificación.
- Forma citación:
- Forma notificación:
Los siguientes datos son del usuario y se encuentran en sesión en el sistema.
- Tipo de identificación
- Numero de identificación
- Razón social
- Nro de verificación
- Correo electrónico
- Dirección de contacto
En el campo Grupo de asignación siempre se debe poner la opción Municipal
Después, clic al botón Registrar solicitante
El sistema arroja un mensaje que indica que la información de contacto ya fue actualizada, clic en botón Aceptar
Se debe seleccionar el botón Iniciar Proceso
El sistema automáticamente arroja un numero de radicado para el trámite.
Medio de Recepción OFICINA DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS
El medio de recepción OFICINA DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS aplica es cuando la información es remitida por dicha entidad, es decir, la oficina de instrumentos públicos para su actualización. El sistema carga por defecto y automáticamente los datos:
- En calidad de
- Dependencia del proceso
- Forma citación
- Forma notificación
- Tipo de identificación
- Numero de identificación
- Razón social
- Nro de verificación
- Correo electrónico
- Dirección de contacto
En el campo Grupo de asignación siempre se debe poner la opción Municipal
Los datos faltantes se deben diligenciar manualmente y dar clic al botón Registrar solicitante
Se debe seleccionar el botón Iniciar Proceso
El sistema automáticamente arroja un numero de radicado para el trámite.
Recibir y verificar Requisitos
En la actividad Recibir y verificar requisitos se deben diligenciar los campos:
- Plano de la rectificación de zonas
- Otro documento
- ¿Cumple Requisitos?: SI/NO
Posteriormente clic en el botón SIGUIENTE.
El sistema arroja un mensaje de confirmación, clic en el botón Aceptar para finalizar la actividad Recibir y verificar requisitos
Transacción Catastral Geográfica
Para realizar la respectiva edición geográfica, debe seguir los siguientes pasos:
1. Ingrese a BCGS y diríjase al radicado que esta gestionando para que el sistema genere la versión geográfica automáticamente.
2. Verifique el número de la versión asignada para mas adelante ser llevada al ArcGIS.
| Tip |
|---|
| En la ventana de esta actividad aparece en el [Movimiento] la ficha del predio al cual se le radicó el trámite, ingresando a la ficha se puede obtener información del predio como el NPN para ubicarlo espacialmente. |
3. Diríjase al ArcGIS y cargue de la Base de datos geográfica (GDB) las siguientes capas urbanas y rurales:
- lc_terreno
- lc_construcciones
- lc_unidadconstruccion
- Manzanas
- Veredas
- Barrios
- Corregimiento
- Sector
- ZHFisica
- ZHEconomica
4. Luego, cámbiese a la versión y activar la edición geográfica
5. Seleccione el o los predios y cópielos en la capa lc_terreno ya sea de Urbano a Rural o de Rural a Urbano, según corresponda.
Ejemplo: Copiar predio de la capa u_lc_terreno.
6. Una vez se copia el predio, debe eliminarlo de la capa en que se encontraba; por ejemplo, si el predio era urbano, debe eliminarlo de lo urbano para que no queden duplicados.
7. Luego, ingresar a la tabla de atributos de los predios y realizar los siguientes ajustes:
El campo local_id debe diligenciarse de la siguiente manera:
CZ_V(versión del trámite)_(NPN_actual).
Ejemplo: CZ_V75409_053800001000000060003000000000.
Se diligencia con las iniciales CZ (cambio de límite de zona), guión bajo, V mayúscula seguida del número de la versión, guión bajo, y finaliza con el NPN que el predio tiene actualmente antes de ejecutar el cambio de límite de zona.
Este paso es muy importante, puesto que, es la indicación que se le dará al Sistema, al momento de replicar el movimiento geográfico en lo alfanumérico en la actividad siguiente, que los predios se están moviendo de zona.
Posteriormente, en el campo de terreno_codigo debe reemplazar los NPN actuales del predio por el NPN que tendrá en la zona a la que va pasar, indicando también un código de terreno temporal con P para que, cuando el radicado concilie, el Sistema le asigne los códigos de terreno definitivos dependiendo del máximo número que se encuentra en la manzana o vereda a la cual pasarán los predios.
En este ejemplo los predios pasarán de la zona rural a urbana, y en lo urbano estarán ubicados en la manzana 9 del barrio 35. Puede usar como referencia algún NPN de los predios que ya se encuentran en esa manzana y reemplazar el código de terreno para asignarlo a los predios que se van a mover de zona, tal como se muestra en la siguiente imagen:
Por último, en esa misma capa de predios, debe proceder a ajustar el campo etiqueta para que esta coincida con el código de terreno temporal que se le asignó al predio en su NPN en la versión.
Si el predio tiene construcciones, también debe copiar la información de las capas de construcción y unidad de construcción y ajustar los códigos de construcción para que correspondan con el NPN modificado del predio. Para más información sobre la edición geográfica de construcciones, dirigirse a este apartado: Capa Construcción predio normal
8. Una vez se edita la capa lc_terreno y lc_construccion, debe editar las demás capas sin modificar atributos, únicamente el dibujo. Modificar el límite de cada capa para que el predio quede dentro o fuera de la capa.
Por ejemplo, si el predio paso de ser urbano a rural, se debe dejar vacío el espacio en donde se encontraba antes el predio en las capas Manzana, Barrios, Sector, ZHFisica_urbano y ZHEconomica_urbano. Se edita la capa de manzana urbana para que cubra los predios que pasaron a esa manzana.
En la capa de veredas se debe dejar el espacio vacío en donde estaban los predios, y así sucesivamente con todas las capas que se incluyen para editar en este trámite. Especialmente las capas de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas, ya que son las capas que se utilizarán para el proceso de lectura de zonas.
En este caso, los predios vienen cubiertos por la capa homogénea económica rural y debe ajustarse para que queden cubiertos con la capa homogénea económica urbana.
Predios cubiertos por la capa de zonas geoeconómicas rural.
Se retira el área de los predios de esa zona.
Finalmente se procede a cubrirlos con la capa de zona geoeconómica urbana (zona a la que pasan).
Se debe realizar el mismo procedimiento para las zonas homogéneas físicas.
9. Una vez se realiza la edición completa en ArcGIS, diríjase a validar en BCGS.
10. Si no se presentan errores, la plataforma habilita la opción Siguiente. Dar clic en siguiente para finalizar la actividad.
NOTA: Para completar el trámite cambio limite zona con predios que presenten mejoras catastrales, asegúrese de cumplir con los siguientes requisitos:
- Representación geográfica: Es obligatorio que toda mejora cuente con su polígono en la capa «Unidad de Construcción». Si no existe, se debe crear antes de proceder con la renumeración.
- Coincidencia de identificador: El código de construcción asignado a cada polígono debe corresponder con el registrado en la base de datos BCGS (ej. 1001, 1002, etc.).
Transacción Catastral
Una vez realizada la edición geográfica con el movimiento de los predios, todos los predios deben ser visibles en pantalla y se debe visualizar el mensaje: “Se ha replicado el movimiento geográfico en alfanumérico correctamente.”
Una vez en transacción catastral se procede a hacer la asignación masiva de Vigencia y Fecha de Inscripción.
Editar vigencia y fecha de inscripción
Para actualizar el año de vigencia y fecha de inscripción dar clic en el botón “Editar vigencia y fecha de inscripción masivamente.”
.
Se abre la ventana y se ingresa el año de vigencia y la fecha de inscripción.
.
Se presenta el mensaje de confirmación y se da clic en Aceptar.
.
Al confirmar la vigencia y fecha de inscripción se presenta el mensaje: “La vigencia y fecha de inscripción han sido actualizadas con éxito.”
Luego ingresar a una de las fichas en los aspectos económicos y validar que se visualice la fecha que se ingresó.
Una vez revisada esta información se procede a hacer la Lectura de zonas de conservación.
Lectura Zona de conservación
La actualización de las zonas se efectúa al hacer clic en el botón Lectura zona de conservación.
.
Al hacer clic en el botón, aparecerá un mensaje de alerta indicando que el proceso se está llevando a cabo.
.
Al finalizar el proceso, se mostrará el mensaje: "Lectura de zonas correctamente Versión - 12345."
Una vez finalizada la ejecución de la lectura de zonas, se accede a la sección de aspectos económicos de la ficha. Allí se verifica que las Zonas físicas y Zonas geoeconómicas se encuentren debidamente actualizadas.
.
.
Gestionar Trámites Pendientes
Una vez cargue la pantalla Gestionar Trámites Pendientes, se visualizaran 3 pestañas:
- Devolver trámites
- Conciliar trámites
- Información trámites conciliados activos
A continuación se describe que información se debe presentar en cada pestaña y que acción se ejecuta en cada una de estas.
Devolver trámites
En esta pestaña No se deben listar los que estén en alguna de las siguientes actividades :
- Conciliar información
- Conciliar geográfico
- Citación - Notificación - Aviso
- Citación - Notificación - Aviso improcedencia
Los trámite que estén en actividades diferentes a esta deberán ser devueltos una vez se de clic en el botón DEVOLVER.
A continuación se visualizan los trámites que se presentan en la pestaña Devolver trámite. en el cual se visualiza la siguiente información:
- Radicado
- Fecha de radicado
- Municipio (s) del usuario
- Trámite
- Actividad
- Usuario
En caso de que se requiera descargar el listado de trámites a devolver, dar clic en el botón Exportar a Excel.
Para devolver los trámites entonces, dar clic en el botón DEVOLVER
Al dar clic en en Devolver, se presenta un mensaje de confirmación indicado: ¿Se va a devolver todos los trámites consultados y eliminar toda la información alfanumérica y geográfica de las versiones? ?¿Está seguro de reiniciar o devolver los trámites?
Se agrega una nota con el motivo por el cual se van a devolver los trámites.
Se inicia con el procedimiento de devolución de los trámites.
Una vez finalice la ejecución ya no se listaran trámites en la pestaña DEVOLVER TRÁMITES, es decir que ya esta actividad esta correcta. Luego se debe pasar a ejecutar la CONCILIACION en la pestaña CONCILIAR TRÁTMIES.
TENER EN CUENTA: Para poder avanzar a la siguiente actividad, se debe haber ejecutado correctamente el botón Devolver y Conciliar. En este caso como aun no se ejecuta el botón DEVOLVER se listan los trámites y se presenta el mensaje: "Hay trámites pendientes por devolver o conciliar".
Conciliar trámites
Los trámites que se listen en la pestaña CONCILIAR TRÁMITES se deben CONCILIAR y deben estar en alguna de estas actividades:
- Conciliar información.
- Citación - Notificación - Aviso.
- Citación - Notificación - Aviso Rechazo.
- Citación - Notificación - Aviso (Desistimiento).
- Citación - Notificación - Aviso improcedencia.
- Citación - notificación - aviso desistimiento tácito.
Los trámite que estén en esta actividad deberán ser conciliados una vez se de clic en el botón CONCILIAR
A continuación se visualizan los trámites que se presentan en la pestaña Conciliar trámites. En el cual se visualiza la siguiente información:
- Estado
- Radicado
- Fecha de radicado
- Municipio (s) del usuario
- Trámite
- Actividad
- Usuario
- Errores
En caso de que se requiera descargar el listado de trámites a conciliar, dar clic en el botón Exportar a Excel.
Para conciliar los trámites dar clic en el botón CONCILIAR.
Al dar clic en en conciliar, se presenta un mensaje de confirmación indicado: ¿Se van a conciliar todos los trámites consultados alfanuméricamente y geográficamente de las versiones? ¿Está seguro de conciliar los trámites?
Se agrega una nota con el motivo por el cual se van a conciliar los trámites.
Se inicia con el procedimiento de conciliación de los trámites.
Se indica la cantidad de tramites conciliados.
Una vez finalice la ejecución ya no se listaran trámites en la pestaña CONCILIAR TRÁMITES, es decir que ya esta actividad esta correcta.
En caso que se presente un error al momento de conciliar los tramites de la lista se debe visualizar así en pantalla
Para ver el listado de errores, dar clic en el botón VER.
Adicionalmente, se podrá descargar un reporte con los errores de la conciliación. Para ver el archivo vamos a dar clic en el botón Ver documentos.
En la lista de documentos del trámite se puede ver el documento y descargarlo.
Una vez descargado el reporte, así se visualiza.
Hasta que no se resuelvan los errores en la conciliación el registro se va seguir visualizando en pantalla impidiendo avanzar a la siguiente actividad del trámite.
TENER EN CUENTA: Para poder avanzar a la siguiente actividad, se debe haber ejecutado el botón Devolver y Conciliar. En este caso como aun no se ejecuta el botón DEVOLVER se listan los trámites y se presenta el mensaje: "Hay trámites pendientes por devolver o conciliar".
Información Trámites Conciliados Activos
En esta pestaña se listarán los trámites ya conciliados, esta sección es informativa no se realizará ninguna acción sobre los trámites.
A continuación se visualizan los trámites que se presentan en la pestaña Información Trámites Conciliados Activos. En el cual se visualiza la siguiente información:
- Radicado
- Fecha de radicado
- Municipio (s) del usuario
- Trámite
- Actividad
- Usuario
En caso de que se requiera descargar el listado de trámites conciliados activos, dar clic en el botón Exportar a Excel.
Conciliar información
Luego de finalizar la actividad anterior, el sistema ejecuta el proceso de conciliación de la información. Cuando el proceso finaliza correctamente el sistema muestra que el proceso fue conciliado con éxito. Luego de esto dar clic en el botón botón SIGUIENTE para realizar la generación de la resolución.
Finalmente, clic en el botón Aceptar para finalizar la actividad.
Generar resolución
En esta actividad el sistema genera la resolución definitiva asignando número y fecha de resolución.
Ademas se va visualizará en el documento el movimiento que se realizo al predio ya sea de zona rural a urbana o viceversa y el año fiscal.
Editar resolución
Si se requiere corregir alguna información de forma sobre la resolución, seleccionar el botón Editar documento.
Posterior a esto, el sistema muestra una ventana con un editor de texto, en el cual se podrá modificar la información.
Una vez se realizan las modificaciones requeridas, diríjase al lado superior derecho de la ventana y oprima el botón Guardar y finalmente dar clic en Aceptar.
El sistema genera la resolución, tomando los cambios.
Dar clic en el botón Siguiente.
Finalmente, clic en el botón Aceptar para finalizar la actividad y avanzar a el proceso de Citación, notificación o aviso.
Citación, notificación o aviso
Para realizar todo el proceso de citación, notificación o aviso, dar clic sobre el siguiente link Proceso de Notificación
Una vez se finaliza la actividad de Citación, notificación o aviso; se finaliza el trámite.