Diferencia entre revisiones de «Modelamiento de Procesos»

Revisión actual - 09:45 9 may 2023

Introducción

Por medio de esta funcionalidad se permite realizar la configuración de los procesos que serán ejecutados para dar atención a los diferentes trámites de la entidad.

Para acceder a la funcionalidad ingresar por la opción de menú PROCESOS / Modelador BPM

**Ubicación de la funcionalidad en el menú**

Al ingresar a dicha funcionalidad se visualizan el listado de procesos configurados.

Listado de procesos configurados

En esta ventana se muestran las siguientes columnas:

Ícono: Es un símbolo que representa gráficamente el proceso
Nombre del proceso
Días del Proceso: Corresponde a los días en que el proceso debe ser atendido
Tipo Calendario: Corresponde a la forma que se hará el conteo de días del proceso que puede ser Calendario, es decir, que se cuentan días de corrido o Hábiles que solo cuentan los días de lunes a viernes
¿Borrador? Permitir realizar un guardado temporal del proceso mientras se va modelando. Adicionalmente al tenerlo como borrador este NO estará habilitado para su registro.
Modificó: Corresponde al usuario que modificó el proceso en su configuración
Fecha Modificación: Fecha de la última modificación del registro

Nuevo Proceso

Para configurar un nuevo proceso se selecciona el botón Nuevo Proceso .

Botón nuevo proceso

El sistema muestra un visor gráfico para configurar el proceso

Visor gráfico de modelado del proceso en BPM

En la parte izquierda de la ventana, se visualizan los siguientes valores:

Clasificación: Corresponde al grupo de tipo de trámite
Clase: Corresponde a la mutación a la que pertenece el trámite: PRIMERA, SEGUNDA, TERCERA, CUARTA, RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIONES, REVISIÓN DE AVALÚO O NINGUNA
Tipo de predio para el proceso: Se debe asociar a qué tipo de predio se podrá registrar el proceso: PREDIO NORMAL, PREDIO MEJORA, PREDIO REGLAMENTADO, PREDIO UNIDAD PREDIAL O NO APLICA
Nombre del Proceso: Nombre que se le definirá al proceso para su ejecución
Descripción del Proceso: Define el propósito del proceso
Consecutivo: Se listan los diferentes consecutivos que serán utilizados en el sistema para generar un número que identifique al proceso cuando éste sea ejecutado
Días del Proceso: Se define los días en que el proceso debe ser atendido
Tipo de Calendario: Se define que tipo de calendario será utilizado para realizar el conteo de días transcurridos del proceso.
Ícono: Se listan los diferentes tipos de íconos disponibles que pueden ser utilizados para representar el proceso

Para tener un espacio más amplio de trabajo en el visor gráfico se selecciona el ícono

**Ampliar área de trabajo del modelador**

Modelamiento del proceso

El modelador cuenta con las siguientes herramientas para el modelado de un proceso:

Herramientas	Elemento	Descripción
	Activar Desplazador	Permite realizar desplazamientos a través del todo el modelo del proceso.
	Activar Selección Múltiple	Permite realizar la selección de múltiples elementos del modelo del proceso
	Activar Crear/Eliminar Espacio	Permite crear o eliminar un espacio en el modelado del proceso
	Crear Evento de Inicio	Elemento utilizado para dar inicio a un proceso a modelar.
	Crear Evento de Estado	Elemento utilizado para identificar posibles estados por los cuales puede pasar un proceso, de acuerdo a sus actividades.
	Crear Evento Fin	Elemento utilizado para dar fin a un proceso modelado.
	Crear Compuerta Condicional	Elemento utilizado para dividir el proceso en dos flujos de acuerdo a unas condiciones definidas.
	Crear Tarea	Elemento utilizado para representar una actividad o tarea en el modelo de un proceso.
	Crear Documento	Elemento utilizado para representar documentos que fluyen o se generan en el proceso.
	Crear Entidad de Datos	Elemento utilizado para identificar transacciones de base de datos que serán utilizadas en el proceso
	Crear Permiso	Elemento que permite definir los permisos para las tareas.

Para elaborar el modelado del proceso, se debe arrastrar el elemento que se requiera de la siguiente manera:

**Arrastrar elementos al visor gráfico**

Configuración de Tareas

Para configurar la tarea, se debe dar doble clic sobre el elemento

Al dar doble clic sobre el elemento, el sistema abrirá la siguiente ventana:

Esta ventana contiene los siguientes campos para diligenciar:

Nombre Actividad: Identificación de la actividad. Nombre corto
Vigencia de Actividad: Indica el número de días de vigencia para la tarea en ejecución
Descripción: Información detallada del objetivo de la actividad

Configuración de Formulario dinámico

Para crear un nuevo formulario, debe seleccionar el botón NUEVO

Botón nuevo

El sistema presenta la siguiente ventana:

Configuración de formulario

Nombre Formulario: Nombre con el cual se identificará el formulario
Descripción Formulario: Información detallada del formulario

A través de esta ventana se permite configurar ventanas con diferentes tipos de campos, para visualizarlos se debe seleccionar el botón

Campos del formulario

Título: Permite poner un título a la ventana del formulario dinámico
Texto: Permite incorporar un campo de tipo texto que no sea muy extenso
Área de Texto: Permite incorporar un campo de texto de mayor cantidad de caracteres
Correo electrónico: Campo que permite ingresar un correo electrónico
Moneda: Campo que permite ingresar un valor de tipo moneda
Número: Campo que permite ingresar un valor numérico
Decimal: Campo que permite ingresar un valor decimal
Calculo: Campo que permite mostrar el cálculo de dos campos tipo numéricos
Fecha: Campo que permite ingresar una fecha
Fecha - hora:Campo que permite ingresar una fecha con hora
Hora: Campo que permite ingresar una hora en un formulario
Colecciones: Campo que permite listar unos tipos de datos: EJ: Tipo de documentos
Respuesta SI NO Permite mostrar una opción para seleccionar SI o NO
Lista selección múltiple: Permite listar elementos para ser seleccionados en el formulario
Selección única (Booleano: Permite seleccionar un único valor
Plantilla: Permite asociar una plantilla que se visualizará en el formulario dinámico
Funcionalidad: Permite asociar una funcionalidad a la actividad

Para visualizar estos campos se debe hacer clic en el botón que esta ubicado al frente de cada componente.

Flecha para utilizar componente

Configuración de Condicionales

Existen dos tipos de condicionales:

Condicional de formulario
Condicional de lista de chequeo

Condicional de formulario

Para este condicional se debe de seleccionar el Gateway (Condicional) y hacer doble clic encima .

Doble clic en el Gateway

Se muestra el formulario donde se debe ingresar la siguiente información:

Nombre del condicional: Se debe de ingresar la pregunta que se va a validar frente al usuario.
Condición: Se ingresa el nombre del campo del formulario donde se esta realizando la pregunta y la validación si es verdadero o falso.

Configuración de condicional

Clic sobre el botón Guardar condicional

Botón guardar condicional

La condición se guarda y ésta se muestra en el modelo BPM.

Visualización de configuración condicional

Condicional de lista de chequeo

Para configurar un condicional de una validación que se encuentra en un formulario con una lista de chequeo, siga los 5 pasos:

1. Se muestra el formulario donde se debe ingresar la siguiente información:

Nombre del condicional: Se debe de ingresar la pregunta que se va a validar frente al usuario.
Condición: Se debe de ingresar la siguiente sigla "APR" despues sin espacios el nombre del campo de la lista de chequeo donde se esta realizando la pregunta, mas el nombre del Rol que va a aprobar esta condición y para terminar la validación si es verdadero o falso. Se muestra en la siguiente imagen un ejemplo.

Configuración de decisiones

2. Luego, clic sobre el botón Guardar condicional

Botón guardar condicional

3. Hacer doble clic en el punto amarillo que se muestra entre la línea que conecta el condicional con la actividad.

Configuración de decisiones

4. Seleccionar cual opción se va a evaluar SI, NO, POR DEFECTO.

Formulario de Configuración de decisiones

5. Se muestra como queda configurado un gateway en un proceso BPM.

Condicional terminado

NOTA: Para ambos casos se debe de poner las dos condiciones del SI y el NO, es decir que camino debe de tomar el sistema según la selección del usuario

Configuración de Lanes

Para agregar un lane sea en la parte de arriba o abajo se debe de hacer clic encima del Lane existente y así se mostraran las opciones.

Clic sobre el line existente

Crear Lane abajo

Clic sobre el botón Crear Lane abajo o Crear Lane arriba, como prefiera

Botón crear Lane abajo o arriba

Automáticamente el sistema crea otro Lane en la ubicación que usted escogió (arriba o abajo).

Nuevo Lane

Para configurarlo, hacer doble clic encima del Lane que se acabo de crear

Modificación del nuevo Lane

El sistema muestra un formulario para su configuración.

Formulario

Después de ingresar el nombre del Lane, seleccionar el grupo de trabajo y el o los perfiles que pueden acceder a las actividades allí configuradas, se debe de hacer clic en el botón Guardar Permisos.

Guardar configuración de Lane

Se muestra el lane con los permisos ingresados.

Lane configurado

Configuración de Estados de Tareas

Estos estados cumplen la función de mostrar en que paso se encuentra un proceso.

Para agregar un estado, debe dar un clic sobre la actividad

Actividad

Luego, hacer clic en la opción llamada Agregar Evento Estado

Opción Agregar Evento Estado

Ubique el evento de estado donde desee

Ubicar Evento Estado

Dar, doble clic sobre el evento de estado

Abrir Evento Estado

Se muestra el formulario para ingresar la configuración del presente estado. Ingrese los siguientes datos:

Nombre del estado
Descripción del estado

Configuración del estado

Clic sobre el botón Guardar estado

Botón guardar estado

Al hacer clic en el botón Guardar Estado se muestra en la configuración del proceso el nombre que se le asignó en el formulario.

Estado guardado

Configuración de Estados Tipo Mensaje

Este tipo de estado funciona para configurar las notificaciones por correo electrónico desde la ejecución de un proceso BPM.

Clic sobre el evento de estado

Evento de estado

Luego escoger la opción, Cambiar tipo

Estado Mensaje

El sistema muestra un listado de tipos de estado, donde se debe de seleccionar el "Evento Mensaje".

Evento Mensaje

El sistema muestra el estado con una carta adentro, lo que significa que se puede configurar una notificación tipo correo electrónico.

Evento Mensaje

Hacer doble clic sobre el evento mensaje, para asi configurar la respectiva notificación.

Doble clic en Evento Mensaje

Seleccionar un destinatario:

Email destinatario
Participante
Persona
Solicitante

Destinatario

Tener en cuenta que si se seleccionar Email Destinatario o Persona se debe de seleccionar un parámetro del sistema que se muestran en lista que aparece al costado.

Detalle

Si se desea enviar un documento adjunto en la notificación hacer clic en el botón de Agregar Adjunto.

Agregar Documento Adjunto

Ingresar el nombre del documento adjunto y seleccionar el tipo de adjunto que se desea enviar.

Tipo de Documento Adjunto

Por ultimo escoger la plantilla

Plantilla

Hacer clic en el botón Guardar Notificación.

Guardar Notificación

Al finalizar se muestra el Evento de Notificación en el modelo BPM.

Evento Mensaje Configurado

Configuración de Estados de Tipo Tiempo

Este estado tiene la finalidad de validar la actividad según un tiempo configurado en el proceso BPM.

Clic sobre la actividad

Actividad

Agregar evento de estado

Evento de estado

Ubicar el evento de estado

Ubicación Evento de estado

Hacer clic en el botón Cambiar tiempo para buscar la opción del Evento Tiempo.

Tipo Evento

El sistema muestra un listado de tipos de estado, donde se debe de seleccionar Evento Tiempo

Evento Tiempo

El sistema muestra el estado con un reloj adentro, lo que significa que se puede configurar una notificación tipo tiempo.

Evento Tiempo

Hacer doble clic sobre el evento tiempo, para así configurar el tiempo de la respectiva actividad.

Doble clic sobre el Evento Tiempo

Diligenciar el formulario de editar timer

Formulario Editar timer

Clic sobre el botón Guardar Timer

Botón guardar timer

Al finalizar se muestra el Evento de Notificación en el modelo BPM.

Evento Tiempo Configurado

Editar Proceso

Hacer clic en el botón Editar Proceso

Opción de Editar Proceso

Al editarlo el sistema muestra el modelo BPM del proceso.

Modelo BPM

Despues de realizar la actualización del proceso, se debe de hacer clic en el botón Guardar para registrar el cambio.

Guardar actualización

El sistema muestra la confirmación del registro.

Mensaje de verificación de la actualización

Eliminar Proceso

Hacer clic en el botón Eliminar Proceso

Botón de Eliminar

El sistema muestra un mensaje de validación para realizar esta actividad.

Mensaje de validación

Al aceptar la acción el sistema muestra un mensaje de confirmación.

Mensaje de confirmación

Configurar documentos

Para configurar los documentos que serán utilizados en el proceso seleccionar el botón Configurar Documentos.

Botón Configurar Documentos

Se muestra una ventana donde se listan todos los documentos configurados desde la funcionalidad Tipos de documentos BPM.

Listado de documentos

Marcar los documentos que serán usados en el proceso en la columna de Seleccione y definir cuales serán requeridos por medio de la columna Requerido.

Columnas Seleccione y Requerido

Al terminar de seleccionar los respectivos documentos, seleccionar el botón Guardar

Botón Guardar

Se confirma el registro realizado.

Mensaje de confirmación

Configuraciones del proceso

A través de esta opción se permite configurar las diferentes acciones que deberá realizar el proceso entre las que se encuentran: validaciones alfanuméricas que deben ser tenidas en cuenta en la actividad de Transacción Catastral, las propiedades del proceso, los diferentes botones para la edición de la información, las marcas que generarán algún tipo de restricción o son requeridas para el proceso y las resoluciones que se serán utilizadas en el proceso. Para ello seleccionar el botón de Configuraciones del proceso.

Botón Configuraciones del proceso

Validaciones alfanuméricas

Seleccionar la casilla por cada validación que debe tener en cuenta el proceso para la actividad de Transacción Catastral

Validaciones alfanuméricas

Marcas alfanuméricas

Seleccionar la pestaña de Marcas alfanuméricas e igualmente seleccionar las casillas de las marcas que aplican para el proceso.

Marcas alfanuméricas

Edición de Aspectos

Desde esta pestaña se puede seleccionar las diferentes acciones que se pueden realizar sobre el proceso.

Edición Aspectos

Editar Aspecto Físico: Permite modificar la información física de los predios como: los linderos del terreno y edificaciones del predio sobre documentos gráficos o fotografías aéreas u ortofotografías y la descripción y clasificación del terreno y las edificaciones
Editar Aspecto Económico: Permite modificar la información económica de los predios
Editar Aspecto Jurídico: Permite modificar la información jurídica de los predios entre el sujeto activo del derecho o sea el propietario o poseedor, y el objeto o bien inmueble, mediante la identificación ciudadana o tributaria del propietario o poseedor y de la escritura y registro o matrícula inmobiliaria del predio respectivo
Ficha Resumen: Permite editar, eliminar o adicionar información a fichas resumen pertenecientes a un RPH o parcelación. Además, permite la edición de los aspectos físicos, económicos y jurídicos de las unidades prediales que lo conforman.
Incorporar Predio Nuevo: Permite agregar un nuevo predio al movimiento, es decir, predios que se originan de una unión o división de uno o más predios
Incorporar Predio Existente: Permite agregar un predio que ya existe alfanuméricamente en la transacción catastral para que pueda ser modificado.
Retirar Predio Existente: Permite agregar un predio existente alfanuméricamente pero que va a ser retirado en la transacción catastral, es decir, que se va a eliminar el predio.
Retirar Predio del Movimiento:: Permite retirar un predio de la transacción catastral que fue asociado de manera erronea.
Retirar Predio Existente Instanciado: Permite retirar de la transacción catastral el predio con el cual fue registrado el proceso, esto aplica cuando se hace eliminación de predios o para generar nuevos predios.

Propiedades del proceso

Desde esta pestaña se puede seleccionar los parámetros que se habilitar o deshabilitarán en el proceso en la actividad de Transacción Catastral.

Propiedades proceso

Tipos Resoluciones

Desde esta pestaña se puede seleccionar los tipos de resolución que serán utilizados para la actividad de Generar Resolución.

Tipos Resoluciones

Realizar búsquedas

Para realizar una búsqueda más rápida se puede ingresar algunas palabras claves en el campo Buscar

Filtro de las validaciones a seleccionar

Opción para buscar validaciones

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