Desde la actividad de transacción catastral, se podrá hacer el movimiento de las construcciones, identificadores de uso, destino económico, características del predio y tipo de predio al momento de trasladar los predios al sector urbano o rural según sea el caso.
Esta actividad se podrá realizar por medio de una carga masiva, para ello, se deberá diligenciar el archivo de carga masiva de predios PH y NPH, modificando únicamente en las hojas la información pertinente de las siguientes hojas del archivo.<br>
'''Para la carga masiva NPH, se va a descargar el archivo con las siguientes hojas:'''
* Fichas
* Construcciones
* CalificacionesConstrucciones
* ConstruccionesGenerales<br>
'''Para la carga masiva PH, se va a descargar el archivo con las siguientes hojas:'''
* Fichas
* Construcciones
* CalificacionesConstrucciones
* ConstruccionesGenerales
* Edificios
* FichasPrediales
* ConstruccionesFicha
* CalificacionesConsFicha
* ConstruccionGeneralFicha<br>
En la pantalla de transacción catastral se deben visualizar los siguientes botones:
* Descargar masiva RPH para cambio límite zonas
* Cargar masiva RPH para cambio límite zonas
* Descargar masiva predios cambio límite zonas
* Cargar masiva predios cambio límite zonas<br>
'''<span style="color: red">TENER EN CUENTA:</span>'''
* Al descargar el archivo se debe visualizar la información de los predios a los cuales se les realizó el movimiento de sector ya sea urbano o rural.
* Esta tarea se realizará desde transacción catastral. En caso de no tener que modificar la información de las construcciones (construcciones, identificadores de uso, destino económico, características del predio y tipo de predio), luego de realizar el movimiento de zona, se puede avanzar a la siguiente actividad.
* El archivo al momento de ser cargado no permitirá crear o eliminar construcciones, solo va permitir modificar los datos.
* El diligenciamiento del archivo no es obligatorio y las modificaciones que se requieren pueden realizarse de forma manual si es necesario en la transacción catastral.
* En caso de realizar uso de la carga masiva y se presentan errores, estos se deben corregir para poder continuar.
===== Botón Descargar Masiva RPH Para Cambio Límite Zonas =====
Para iniciar el proceso de la carga masiva para predios RPH, se debe dar clic en el botón Descargar masiva RPH para cambio límite zonas.
[[Image: AC159.png|900x900px|thumb|center]]<center>'''Botón Descargar masiva RPH para cambio límite zonas'''</center>.
Al dar clic en el botón, se descarga un archivo comprimido con todos los predios tipo reglamento, los cuales se deben diligenciar para posteriormente cargar la información.
[[Image: AC161.png|900x900px|thumb|center]]<center>'''Ventana informativa de descarga'''</center>.
Para visualizar el archivo comprimido, debemos ir a la opción '''Ver Documentos.'''
Al ingresar a esta opción se debe visualizar el archivo comprimido en .zip
[[Image: AC163.png|900x900px|thumb|center]]<center>'''Archivo .zip en documentos del trámite'''</center>.
Una vez se descargue el archivo, este debe contener la cantidad de reglamentos que tenga la versión, en este ejemplo la versión contenía 3 reglamentos.
El archivo de Excel descargado esta compuesto de las siguientes hojas:
'''Leer''': En esta hoja se muestran las indicaciones para diligenciar los campos.<br>
'''Fichas''': En esta hoja se muestra la información de los predios, donde el sistema ya prediligencia los campos en el proceso de descarga.<br>
'''Construcciones''': En esta hoja se modifica la información de las construcciones.<br>
'''CalificacionesConstrucciones''': En esta hoja se modifica la información de la calificación de las construcciones.<br>
'''ConstruccionesGenerales''': En esta hoja se modifica la información de las construcciones generales.<br>
'''Edificios''': En esta hoja se modifica la información de los edificios del reglamento.<br>
'''FichasPrediales''': En esta hoja se modifica la información de las unidades prediales.<br>
'''ConstruccionesFicha''': En esta hoja se modifica la información de las construcciones de las unidades prediales.<br>
'''CalificacionesConsFicha''': En esta hoja se modifica la información de las calificaciones de las unidades prediales.<br>
'''ConstruccionGeneralFicha''': En esta hoja se modifica la información general de las unidades prediales.<br>
'''Listas''': Esta hoja solo almacena los campos que son de tipo lista; por lo tanto, esta hoja NO PUEDE SER ALTERADA.<br>
'''NOTA:''' El archivo de Excel no puede ser alterado, es decir, no se pueden eliminar hojas o columnas.
Una vez se diligencie el archivo, se procede a realizar la carga desde el botón Cargar masiva RPH para cambio límite zonas, teniendo en cuenta las observaciones indicadas (no se permite crear construcciones ni eliminar construcciones, solo modificarlas).
[[Image: AC160.png|900x900px|thumb|center]]<center>'''Excel para carga de predios RPH'''</center>.
===== Botón Carga Masiva RPH Para Cambio Límite Zonas =====
Para realizar la carga del archivo dar clic en el botón Cargar masiva RPH para cambio límite zonas
[[Image: AC166.png|900x900px|thumb|center]]<center>'''Botón carga masiva RPH para cambio límite zonas'''</center>.
Al dar clic, se abre la ventana para seleccionar el archivo a cargar con los reglamentos comprimidos en una carpeta en .zip.
[[Image: AC167.png|900x900px|thumb|center]]<center>'''Seleccionar archivo a cargar con los Reglamentos'''</center>.
Al momento de ejecutarse la carga se pueden presentar diferentes mensajes de error controlados por el sistema los cuales deben corregirse para realizar la carga correctamente
[[Image: AC169.png|900x900px|thumb|center]]<center>'''Mensajes de error'''</center>.
[[Image: AC170.png|900x900px|thumb|center]]<center>'''Mensajes de error'''</center>.
[[Image: AC171.png|900x900px|thumb|center]]<center>'''Mensajes de error'''</center>.
Tener en cuenta que cuando se elimine o se cree una construcción el sistema va mostrar los siguientes mensajes, para corregirlo se debe agregar nuevamente esta información al archivo de EXCEL.
Al dar clic en el botón, se descarga un archivo con todos los predios normales que estén en transacción catastral, el cual se deben diligenciar para posteriormente cargar la información.
Una vez se descargue el archivo, este debe contener la cantidad de predios normales que tenga la versión.
Al momento de ejecutarse la carga se pueden presentar diferentes mensajes de error controlados por el sistema los cuales deben corregirse para realizar la carga correctamente
[[Image: AC182.png|900x900px|thumb|center]]<center>'''Mensajes de error'''</center>.
Tener en cuenta que cuando se elimine o se cree una construcción el sistema va mostrar los siguientes mensajes, para corregirlo se debe agregar nuevamente esta información al archivo de EXCEL.
Cuando la información se cargue correctamente así se deberá ver el mensaje de carga exitosa.
[[Image: AC183.png|900x900px|thumb|center]]<center>'''Información cargada en BCGS'''</center>.
[[Image: AC184.png|900x900px|thumb|center]]<center>'''Mensajes de carga exitosa'''</center>.
====Administración visitas prediales====
Una vez el tramite se encuentre en transacción catastral, se podrá diligenciar la información de la visita, para iniciar damos clic en el botón '''Administrador de visita prediales.'''
[[Image:AC227.png|900x900px|thumb|center]]<center>'''Botón administrador de visita prediales'''</center>
Al dar clic en el botón Administrador de visita prediales, se abre la ventana para iniciar a registrar las visitas.
[[Image:AC228.png|900x900px|thumb|center]]<center>'''Ventana administrador de visita prediales'''</center>
Una vez en esta ventana se podrá:
* '''Crear visita.'''
* '''Editar visita.'''
* '''Eliminar visita.'''
===== Crear visita =====
Para crear la visita, damos clic en el botón agregar visita (+), se abre el formulario con todos los campos a diligenciar.
[[Image:AC229.png|900x900px|thumb|center]]<center>'''Ventana datos visita'''</center>
Se deben diligenciar todos los campos para el registro.
Al abrirse la ficha en la sección '''Información datos visita''', se debe ver parte de la información previamente diligenciada cuando se creó la visita.
[[Image:AC235.png|900x900px|thumb|center]]<center>'''Información datos visita'''</center>
Y al dar clic en detalle, se abre una ventana con toda la información.
====Proceso carga masiva de predios normales o mejoras====
Para agilizar el proceso de diligenciamiento de la información de los predios cuando sean varios, seleccionar el botón '''Descargar Excel para carga masiva de predios'''
[[Image: 618h.jpg|900x900px|thumb|center]]<center>'''Botón para descargar Excel'''</center>
El Excel se descarga como se observa en la siguiente imagen, recuerde '''NO modificar el nombre'''
'''<span style="color: red"><center>NOTA: Esta información se diligencia de la misma forma que se realiza para la carga masiva de predios reglamentados.</center></span>'''
Cuando la información del Excel este debidamente diligenciada y correcta, proceder a cargar nuevamente el archivo por medio del botón '''Cargar Excel para carga masiva de predios'''
[[Image: 621h.jpg|900x900px|thumb|center]]<center>'''Botón para cargar Excel'''</center>
'''<span style="color: red"><center>NOTA: El archivo de excel no puede ser alterado, es decir, no se pueden eliminar hojas o columnas; donde no aplique la información colocar, 0 (CERO) o NO, de acuerdo al formato de la columna.</center></span>'''
El sistema muestra ventana para cargar el documento, por lo tanto, ubicar el archivo a cargar
[[Image: 701h.png|900x900px|thumb|center]]<center>'''Ventana para cargar del excel'''</center>
El sistema muestra el archivo a cargar.
[[Image: 623h.JPG|900x900px|thumb|center]]<center>'''Nombre del archivo'''</center>
'''<span style="color: red"><center>NOTA: El nombre del archivo tampoco puede ser alterado</center></span>'''
Posteriormente, seleccionar el botón '''CARGAR DOCUMENTO'''. El sistema comienza a procesar el archivo.
[[Image: 703h.png|900x900px|thumb|center]]<center>'''Ventana de procesamiento del archivo'''</center>
Si la información fue cargada y presenta errores, el sistema lista los errores y muestra la siguiente información:
*Código de validación
*Numero de ficha
*Descripción
*Objeto de validación
[[Image: 704h.png|900x900px|thumb|center]]<center>'''Ventana que indica que la información cargó con errores'''</center>
Si la información fue cargada de forma exitosa, el sistema muestra la ventana de errores, pero indicando que La información fue cargada con éxito
[[Image: 707h.png|900x900px|thumb|center]]<center>'''Ventana que indica que la información cargó exitosamente'''</center>
Finalmente se muestra mensaje indicando que la '''carga masiva''' se finalizó correctamente.
[[Image: 622h.JPG|900x900px|thumb|center]]<center>'''Mensaje de información cargada correctamente'''</center>
En el proceso de edición geográfica también se pueden presentar algunos mensajes de error comunes que deben ser corregidos antes de avanzar a la siguiente actividad
El paso a paso para este trámite se esta actualizando, tener en cuenta que puede presentarse inconstancias en los pasos.
Por medio de este proceso se permite Rectificar las zonas de los predios. A continuación se mostrará el paso a paso del trámite para su ejecución.
Para iniciar un proceso se debe ingresar a la opción de Procesos > Registrar Proceso.
Ventana para registrar un proceso
Información del predio
El objetivo de este proceso consiste en rectifica las zonas de los predios. El trámite se puede radicar por:
No aplica predio: Por esta opción el proceso se realiza para varios predios.
No Aplica Predio
Para iniciar seleccionar la opción No Aplica Predio
Opción No aplica predio
Posteriormente el botón VER PROCESOS
Botón Ver procesos
Ejecución del Proceso Cambio de limite de Zona
Radicación
En la ventana de Procesos en el campo Clasificación seleccionar la opción MUTACIÓN
Seleccionar clasificación
Posteriormente seleccionar el proceso Rectificación de Zonas
Seleccionar proceso
Medio de Recepción PARTICULAR
Ingresar la información de la persona que solicita el trámite. Lo puede hacer en calidad de:
Propietario
Apoderado
Representante Legal
Oficio
Heredero
Poseedor
Cónyuge
Compañero supérstite
Cesionario de derecho herenciales
Interesado legítimo
Autorizado
Administrador
Función judicial
Persona solicitante
Seleccionar el botón Registrar Solicitante, para guardar la información correspondiente.
Botón Registrar Solicitante
El sistema muestra un mensaje indicando que el registro se guardo con éxito, oprimir el botón Aceptar.
Botón aceptar
Se debe seleccionar el botón Iniciar Proceso
Botón Iniciar Proceso
El sistema automáticamente arroja un número de radicado para el trámite.
Mensaje de Radicado
Se muestra el listado de los documentos del trámite, mostrando aquellos que son requeridos con un asterisco en rojo
Listado de Documentos
Esta ventana se visualiza siempre y cuando el proceso se haya registrado en calidad de Particular
El sistema muestra el recibo de trámite.
Recibo del trámite
Medio de Recepción DE OFICIO
El medio de recepción de OFICIO se selecciona cuando dentro de la misma entidad (gestor catastral) identifica que deben hacer un trámite para corregir alguna información, el sistema carga por defecto y automáticamente los datos:
En calidad de: por defecto siempre cargará OFICIO
Dependencia del proceso
A pesar de que las siguientes opciones se cargan por defecto, estos pueden ser modificado al momento de realizar la citación y la notificación.
Forma citación:
Forma notificación:
Los siguientes datos son del usuario y se encuentran en sesión en el sistema.
Tipo de identificación
Numero de identificación
Razón social
Nro de verificación
Correo electrónico
Dirección de contacto
Formulario De oficio
En el campo Grupo de asignación siempre se debe poner la opción Municipal
Grupo de asignación municipal
Después, clic al botón Registrar solicitante
Botón Registrar solicitante
El sistema arroja un mensaje que indica que la información de contacto ya fue actualizada, clic en botón Aceptar
Información actualizada
Se debe seleccionar el botón Iniciar Proceso
Botón Iniciar Proceso
El sistema automáticamente arroja un numero de radicado para el trámite.
Mensaje de Radicado
Medio de Recepción OFICINA DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS
El medio de recepción OFICINA DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS aplica es cuando la información es remitida por dicha entidad, es decir, la oficina de instrumentos públicos para su actualización. El sistema carga por defecto y automáticamente los datos:
En calidad de
Dependencia del proceso
Forma citación
Forma notificación
Tipo de identificación
Numero de identificación
Razón social
Nro de verificación
Correo electrónico
Dirección de contacto
Formulario De Oficina de instrumentos Públicos
En el campo Grupo de asignación siempre se debe poner la opción Municipal
Grupo de asignación Municipal
Los datos faltantes se deben diligenciar manualmente y dar clic al botón Registrar solicitante
Botón Registrar Solicitante
Se debe seleccionar el botón Iniciar Proceso
Botón Iniciar proceso
El sistema automáticamente arroja un numero de radicado para el trámite.
Mensaje de Radicado
Recibir y verificar Requisitos
En la actividad Recibir y verificar requisitos se deben diligenciar los campos:
Plano de la rectificación de zonas
Otro documento
¿Cumple Requisitos?: SI/NO
Campos diligenciados
Posteriormente clic en el botón SIGUIENTE.
Finalizar actividad
El sistema arroja un mensaje de confirmación, clic en el botón Aceptar para finalizar la actividad Recibir y verificar requisitos
Mensaje de confirmación
Transacción Catastral Geográfica
Para realizar la respectiva edición geográfica, debe seguir los siguientes pasos:
1. Ingrese a BCGS y diríjase al radicado que esta gestionando para que el sistema genere la versión geográfica automáticamente.
Creando versión
2. Verifique el número de la versión asignada para mas adelante ser llevada al ArcGIS.
Versión
Tip
En la ventana de esta actividad aparece en el [Movimiento] la ficha del predio al cual se le radicó el trámite, ingresando a la ficha se puede obtener información del predio como el NPN para ubicarlo espacialmente.
3. Diríjase al ArcGIS y cargue de la Base de datos geográfica (GDB) las siguientes capas urbanas y rurales:
lc_terreno
lc_construcciones
lc_unidadconstruccion
Manzanas
Veredas
Barrios
Corregimiento
Sector
ZHFisica
ZHEconomica
Capas a editar
4. Luego, cámbiese a la versión y activar la edición geográfica
Default a versión
5. Seleccione el o los predios y cópielos en la capa lc_terreno ya sea de Urbano a Rural o de Rural a Urbano, según corresponda.
Copiar predio de la capa u_lc_terreno
Ejemplo: Copiar predio de la capa u_lc_terreno.
Copiar predio de la capa u_lc_terreno
6. Una vez se copia el predio, debe eliminarlo de la capa en que se encontraba; por ejemplo, si el predio era urbano, debe eliminarlo de lo urbano para que no queden duplicados.
7. Luego, ingresar a la tabla de atributos de los predios y realizar los siguientes ajustes:
El campo local_id debe diligenciarse de la siguiente manera:
CZ_V(versión del trámite)_(NPN_actual).
Ejemplo:CZ_V75409_053800001000000060003000000000.
Se diligencia con las iniciales CZ (cambio de límite de zona), guión bajo, V mayúscula seguida del número de la versión, guión bajo, y finaliza con el NPN que el predio tiene actualmente antes de ejecutar el cambio de límite de zona.
Este paso es muy importante, puesto que, es la indicación que se le dará al Sistema, al momento de replicar el movimiento geográfico en lo alfanumérico en la actividad siguiente, que los predios se están moviendo de zona.
Posteriormente, en el campo de terreno_codigo debe reemplazar los NPN actuales del predio por el NPN que tendrá en la zona a la que va pasar, indicando también un código de terreno temporal con P para que, cuando el radicado concilie, el Sistema le asigne los códigos de terreno definitivos dependiendo del máximo número que se encuentra en la manzana o vereda a la cual pasarán los predios.
En este ejemplo los predios pasarán de la zona rural a urbana, y en lo urbano estarán ubicados en la manzana 9 del barrio 35. Puede usar como referencia algún NPN de los predios que ya se encuentran en esa manzana y reemplazar el código de terreno para asignarlo a los predios que se van a mover de zona, tal como se muestra en la siguiente imagen:
Por último, en esa misma capa de predios, debe proceder a ajustar el campo etiqueta para que esta coincida con el código de terreno temporal que se le asignó al predio en su NPN en la versión.
Si el predio tiene construcciones, también debe copiar la información de las capas de construcción y unidad de construcción y ajustar los códigos de construcción para que correspondan con el NPN modificado del predio. Para más información sobre la edición geográfica de construcciones, dirigirse a este apartado: Capa Construcción predio normal
8. Una vez se edita la capa lc_terreno y lc_construccion, debe editar las demás capas sin modificar atributos, únicamente el dibujo. Modificar el límite de cada capa para que el predio quede dentro o fuera de la capa.
Por ejemplo, si el predio paso de ser urbano a rural, se debe dejar vacío el espacio en donde se encontraba antes el predio en las capas Manzana, Barrios, Sector,ZHFisica_urbano y ZHEconomica_urbano.
Se edita la capa de manzana urbana para que cubra los predios que pasaron a esa manzana.
En la capa de veredas se debe dejar el espacio vacío en donde estaban los predios, y así sucesivamente con todas las capas que se incluyen para editar en este trámite. Especialmente las capas de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas, ya que son las capas que se utilizarán para el proceso de lectura de zonas.
En este caso, los predios vienen cubiertos por la capa homogénea económica rural y debe ajustarse para que queden cubiertos con la capa homogénea económica urbana.
Predios cubiertos por la capa de zonas geoeconómicas rural.
Se retira el área de los predios de esa zona.
Finalmente se procede a cubrirlos con la capa de zona geoeconómica urbana (zona a la que pasan).
Se debe realizar el mismo procedimiento para las zonas homogéneas físicas.
9. Una vez se realiza la edición completa en ArcGIS, diríjase a validar en BCGS.
10. Si no se presentan errores, la plataforma habilita la opción Siguiente. Dar clic en siguiente para finalizar la actividad.
NOTA: Para completar el trámite cambio limite zona con predios que presenten mejoras catastrales, asegúrese de cumplir con los siguientes requisitos:
Representación geográfica: Es obligatorio que toda mejora cuente con su polígono en la capa «Unidad de Construcción». Si no existe, se debe crear antes de proceder con la renumeración.
Coincidencia de identificador: El código de construcción asignado a cada polígono debe corresponder con el registrado en la base de datos BCGS (ej. 1001, 1002, etc.).
Transacción Catastral
Una vez realizada la edición geográfica con el movimiento de los predios, todos los predios deben ser visibles en pantalla y se debe visualizar el mensaje: “Se ha replicado el movimiento geográfico en alfanumérico correctamente.”
Al desplegar las manzanas se visualizan los predios que se cambiaron de sector con el número de predio P0001, P0002, P0003 .....P000N.
Para comprobar el cambio de Sector (Urbano/rural o Rural/Urbano), lo podemos hacer ingresando a cada una de las fichas en la pestaña VIGENTE y revisar el campos sector y el NPN.
Luego en la misma ficha consultada ir a la pestaña VIGENTE, aquí se revisa que el campo sector sea el que se tenía ANTES de hacer el movimiento geográfico.
Una vez se haga esta revisión se procede a hacer la asignación masiva de Vigencia y Fecha de Inscripción.
Editar vigencia y fecha de inscripción
Para actualizar el año de vigencia y fecha de inscripción dar clic en el botón “Editar vigencia y fecha de inscripción masivamente.”
Vigencia y Fecha de Inscripción
.
Se abre la ventana y se ingresa el año de vigencia y la fecha de inscripción.
Vigencia y Fecha inscripción
.
Se presenta el mensaje de confirmación y se da clic en Aceptar.
Mensaje confirmación
.
Al confirmar la vigencia y fecha de inscripción se presenta el mensaje: “La vigencia y fecha de inscripción han sido actualizadas con éxito.”
Luego ingresar a una de las fichas en los aspectos económicos y validar que se visualice la fecha que se ingresó.
Una vez revisada esta información se procede a hacer la Lectura de zonas de conservación.
Nota: El año seleccionado en la ventana Editar vigencia y fecha de inscripción masivamente, sera el año que se visualizará en la resoluciónEn caso de que se modifique de forma manual la vigencia y fecha inscripción por los aspectos económicos el algún predio, este valor (año de vigencia) no será tenido en cuenta al momento de la generación de la resolución, solo se tendrá en cuenta el valor seleccionado por el botón Editar vigencia y fecha de inscripción masivamente en transacción catastral en el campo VIGENCIA.
Lectura Zona de conservación
La actualización de las zonas se efectúa al hacer clic en el botón Lectura zona de conservación.
Botón Lectura Zona de Conservación
.
Al hacer clic en el botón, aparecerá un mensaje de alerta indicando que el proceso se está llevando a cabo.
Ejecución del proceso lectura de zonas
.
Al finalizar el proceso, se mostrará el mensaje: "Lectura de zonas correctamente Versión - 12345."
Una vez finalizada la ejecución de la lectura de zonas, se accede a la sección de aspectos económicos de la ficha. Allí se verifica que las Zonas físicas y Zonas geoeconómicas se encuentren debidamente actualizadas.
Zonas físicas
.
Zonas geoeconómicas
.
Gestionar Trámites Pendientes
Una vez en la actividad transacción catastral se ejecuten correctamente las cargas masivas (NPH, PH), se realice la asignación de zonas de forma masiva, la asignación de vigencia y fecha de inscripción, dar clic en el botón SIGUIENTE.
Al dar clic en SIGUIENTE si todo esta correcto, se avanza a la actividad Gestionar Trámites Pendientes
El sistema arroja un mensaje indicando que todas las validaciones se realizaron de forma exitosa.
Validaciones exitosas
El sistema arroja un mensaje de confirmación.
Mensaje de confirmación
Al dar clic en ACEPTAR, se presenta la pantalla cargando la información de la pantalla Gestionar Trámites Pendientes.
Gestionar trámites pendientes
Una vez cargue esta pantalla se visualizaran 3 pestañas:
Devolver trámites
Conciliar trámites
Información trámites conciliados activos
Devolver trámites
En esta pestaña No se deben listar los que estén en alguna de las siguientes actividades :
Conciliar información
Conciliar geográfico
Citación - Notificación - Aviso
Citación - Notificación - Aviso improcedencia
Los trámite que estén en actividades diferentes a esta deberán ser devueltos una vez se de clic en el botón DEVOLVER.
A continuación se visualizan los trámites que se presentan en la pestaña Devolver trámite. en el cual se visualiza la siguiente información:
Radicado
Fecha de radicado
Municipio (s) del usuario
Trámite
Actividad
Usuario
Devolver trámites
En caso de que se requiera descargar el listado de trámites a devolver, dar clic en el botón Exportar a Excel.
Exportar a Excel
Listado trámites a devolver
Para devolver los trámites entonces, dar clic en el botón DEVOLVER
Al dar clic en en Devolver, se presenta un mensaje de confirmación indicado: ¿Se va a devolver todos los trámites consultados y eliminar toda la información alfanumérica y geográfica de las versiones? ?¿Está seguro de reiniciar o devolver los trámites?
Mensaje informativo
Se agrega una nota con el motivo por el cual se van a devolver los trámites.
Nota
Se inicia con el procedimiento de devolución de los trámites.
Ejecución devolución trámites
Una vez finalice la ejecución ya no se listaran trámites en la pestaña DEVOLVER TRÁMITES, es decir que ya esta actividad esta correcta. Luego se debe pasar a ejecutar la CONCILIACION en la pestaña CONCILIAR TRÁTMIES.
TENER EN CUENTA: Para poder avanzar a la siguiente actividad, se debe haber ejecutado correctamente el botón Devolver y Conciliar. En este caso como aun no se ejecuta el botón DEVOLVER se listan los trámites y se presenta el mensaje: "Hay trámites pendientes por devolver o conciliar".
Conciliar trámites
Los trámites que se listen en la pestaña CONCILIAR TRÁMITES se deben CONCILIAR y deben estar en alguna de estas actividades:
Los trámite que estén en esta actividad deberán ser conciliados una vez se de clic en el botón CONCILIAR
A continuación se visualizan los trámites que se presentan en la pestaña Conciliar trámites. En el cual se visualiza la siguiente información:
Estado
Radicado
Fecha de radicado
Municipio (s) del usuario
Trámite
Actividad
Usuario
Errores
Conciliar trámites.
En caso de que se requiera descargar el listado de trámites a conciliar, dar clic en el botón Exportar a Excel.
Exportar a Excel
Listado trámites a conciliar
Para conciliar los trámites dar clic en el botón CONCILIAR.
Al dar clic en en conciliar, se presenta un mensaje de confirmación indicado: ¿Se van a conciliar todos los trámites consultados alfanuméricamente y geográficamente de las versiones? ¿Está seguro de conciliar los trámites?
Mensaje informativo
Se agrega una nota con el motivo por el cual se van a conciliar los trámites.
Nota
Se inicia con el procedimiento de conciliación de los trámites.
Ejecución conciliación trámites
Se indica la cantidad de tramites conciliados.
Trámites conciliados
Una vez finalice la ejecución ya no se listaran trámites en la pestaña CONCILIAR TRÁMITES, es decir que ya esta actividad esta correcta.
Ejecución Exitosa
En caso que se presente un error al momento de conciliar los tramites de la lista se debe visualizar así en pantalla
Error en la conciliación
Para ver el listado de errores, dar clic en el botón VER.
Lista de errores
Adicionalmente, se podrá descargar un reporte con los errores de la conciliación. Para ver el archivo vamos a dar clic en el botón Ver documentos.
Ver documentos
En la lista de documentos del trámite se puede ver el documento y descargarlo.
Reporte errores conciliación
Una vez descargado el reporte, así se visualiza.
Hasta que no se resuelvan los errores en la conciliación el registro se va seguir visualizando en pantalla impidiendo avanzar a la siguiente actividad del trámite.
TENER EN CUENTA: Para poder avanzar a la siguiente actividad, se debe haber ejecutado el botón Devolver y Conciliar. En este caso como aun no se ejecuta el botón DEVOLVER se listan los trámites y se presenta el mensaje: "Hay trámites pendientes por devolver o conciliar".
Información Trámites Conciliados Activos
En esta pestaña se listarán los trámites ya conciliados, esta sección es informativa no se realizará ninguna acción sobre los trámites.
A continuación se visualizan los trámites que se presentan en la pestaña Información Trámites Conciliados Activos. En el cual se visualiza la siguiente información:
Radicado
Fecha de radicado
Municipio (s) del usuario
Trámite
Actividad
Usuario
Información Trámites Conciliados Activos
En caso de que se requiera descargar el listado de trámites conciliados activos, dar clic en el botón Exportar a Excel.
Exportar a Excel
Listado trámites conciliados activos
Aprobador de resoluciones
En la actividad aprobador de resoluciones, se visualiza el borrador de la resolución antes de conciliar la información.
Borrador de la resolución
Para avanzar a al siguiente actividad damos clic en el campo ¿Se aprueba para pasar a conciliar? y se selecciona la opción SI.
Finalmente, clic en el botón Aceptar para finalizar la actividad.
Botón Aceptar
Conciliar información
Luego de finalizar la actividad anterior, el sistema ejecuta el proceso de conciliación de la información. Cuando el proceso finaliza correctamente el sistema muestra que el proceso fue conciliado con éxito. Luego de esto dar clic en el botón botón SIGUIENTE para realizar la generación de la resolución.
Conciliación exitosa
Finalmente, clic en el botón Aceptar para finalizar la actividad.
Botón Aceptar
Generar resolución
En esta actividad el sistema genera la resolución definitiva asignando número y fecha de resolución.
Botón editar resolución
Ademas se va visualizará en el documento el movimiento que se realizo al predio ya sea de zona rural a urbana o viceversa y el año fiscal.
Resolución Cambio límite de zona
Editar resolución
Si se requiere corregir alguna información de forma sobre la resolución, seleccionar el botón Editar documento.
Botón editar resolución
Posterior a esto, el sistema muestra una ventana con un editor de texto, en el cual se podrá modificar la información.
Ventana de edición de resolución
Una vez se realizan las modificaciones requeridas, diríjase al lado superior derecho de la ventana y oprima el botón Guardar y finalmente dar clic en Aceptar.
Guardar resolución
El sistema genera la resolución, tomando los cambios.
Generando documento
Dar clic en el botón Siguiente.
Resolución modificada
Finalmente, clic en el botón Aceptar para finalizar la actividad y avanzar a el proceso de Citación, notificación o aviso.
Botón Aceptar
Citación, notificación o aviso
Para realizar todo el proceso de citación, notificación o aviso, dar clic sobre el siguiente link Proceso de Notificación
Una vez se finaliza la actividad de Citación, notificación o aviso; se finaliza el trámite.
Esta ventana se visualiza siempre y cuando el proceso se haya registrado en calidad de Particular
